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DX支援実績:デジタル化・ペーパレスを達成しDXの基盤作りを推進

DX支援実績:デジタル化・ペーパレスを達成しDXの基盤作りを推進

本記事では、私どもが過去に某建築会社様に実施した、ペーパレス化を通じたデジタル化推進プロジェクトの内容についてご紹介させて頂きます。ペーパレス対応を進め、デジタル化を推進する事はDXの最初のステップとも言え非常に重要な作業です。

 

デジタル化プロジェクト概要

T社は、DXという言葉に興味をお持ちで、RPAを使用した業務改善等のバズワードにも非常に強い興味を示されており、自社でDXを推進し情報をデジタル化し、RPAを使用した業務改善に取り組んで行きたいとお考えでした。但し、T社の現状は総務や経理も紙ベースのアナログな仕事が多く、およそDXとはかけ離れた状態なため、何をどこから着手したらいいのかわからないという事で弊社にご相談頂きました。

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  • 会社名:T社
  • 売り上げ:年間20憶程度
  • 社員数:100名程度
  • 業界:建築業界
  • プロジェクト:DX推進(デジタル化)
  • 稼働工数:延べ三か月

 

現状把握のためのヒアリング

最初のステップとして、課題となっている業務の現状把握のためのヒアリングを実施しました。本案件では課題の現状把握を効率的に実施させて頂くために、弊社側でヒアリングシートの作成を行い、ヒアリングの内容を精査させて頂きました。ヒアリングシートに含まれる項目内容は以下のようなものがあります。

  • 課題の概要:粒度が荒くてもいいので現在の業務で課題となっている事項について記入頂く
  • 稼働時間:1日2時間等、上記の課題に費やしている時間が明確な場合は記述頂く
  • 期待する解決案:紙での台帳記入をシステムで置き換えたい、等要望がある場合記入頂く
  • 担当者情報:担当者の方の部署の情報や、役職等、一般的な情報を記入頂く

まずは対象部署の方々に幅広く上記のヒアリングシートを記入して頂きます。こちらの記入を進めて頂く事で、本来は想定していないような項目でボトルネックが見つかっったり、ある課題に対してどの程度の方が悩まれているのかを把握させて頂いたり、課題を洗い出し、その内容についての整理を効率的に行うことができます。

現状把握のヒアリングを実施し、特に総務や経理で紙ベースのアナログな仕事が多い事が見えてきて、それに多くの稼働を費やしてしまっている現状が見えてきました。デジタル化がなされなければDX推進のその他のステップに手を付けることができなくなってしまうので、まずは経理部のペーパレス化のプロジェクトを先に進めるという事になりました。

作業期間:一ヶ月程度

 

ペーパレスを達成するための業務フローの見直し

ペーパレス化のプロジェクトを進める際に重要な事は、現在紙ベースで行っている作業の業務フローを明確化する事です。それを元にそもそもペーパレス化が可能かどうかという点から検討を進めていく必要があります。勿論、一から新規にシステムを導入し、現在、紙ベースで行っている業務の全てを一気にデジタル化する事ができればいいのですが、現在の業務フローの関係上、段階的にペーパレス化を進める必要がある事が多いため、現状の業務フローの把握は非常に重要です。

経理部門の現状の業務フローの把握

上述した通り、経理部門のペーパレス化プロジェクトから着手することになったため、まずは経理部門の紙媒体を使用している業務の現状把握から作業を開始しました。その結果、紙媒体を使用して作業を行っている業務は以下になるという事が把握できました。

  1. 日々の業務日報の作成
  2. 経理書類の確認、及び転記作業
  3. 注文書、及び請求書の発行

1に関しては、日報のフォーマットをプリントアウトし、それに手書きで日報作成を行い、その日報を上司が回収をして確認しているという業務フローが明らかになりました。

2に関しては、経理システムから出力される経理情報を紙にプリントアウトし、プリントアウトした紙の情報をエクセルに転記をし、メールで転記が完了したエクセルを送信しているという業務フローが明らかになりました。

3に関しては、注文書、及び請求書の作成はエクセルで行っており、作成が完了した後にプリントアウトし、紙で顧客に配送しているとの事でした。

これらの業務フローが明らかになったので、以降は具体的なソリューションを提案させて頂く作業に取り掛かりました。

作業期間:二週間程度

 

日報の電子化とクラウドでの共有

まずは日報のフォーマットの確認を行いましたが、エクセルベースの単純なフォーマットでした。そちらをプリントアウトして、手書きで日報の記入をし、それをFAXで上長に送信した後、上長がコメントを追記し、FAXで再度返送しているという業務フローにばっていたので、なぜ直接PCでエクセルのフォーマット上に日報を記入し、Emailで上長に送信していないのか確認をしましたが、何人か高齢の従業員の方が働かれていて、PC操作に慣れていないため現在のフローで作業をされているとの事でした。

この件だけでなく、こういった業務フローの改善案件では必ずITリテラシーの問題がついてまとう事になり、適宜ツールの使い方等についての教育が必要になる事があります。今回もまさに高齢の従業員の方に対して、どのようにPC操作に慣れて頂くかという部分が課題となりました。この点は、一旦は若手社員の間で日報をペーパレス化する仕組みを構築した後に、ハンズオンの指導を行うという方針になったので、まずはペーパレス化の仕組みについて考える事にしました。

日報のペーパレス化を達成するにあたって、エクセルのフォーマットにPCで記述をし、上司にEmailで報告書を送るという初歩的なフローで解決する事もできたのですが、より共有を楽にリアルタイムに行う方法として、Google Driveを活用した、クラウドベースの日報共有方法をご提案差し上げました。これにより、日報の記入がPCだけでなく、スマートフォン等でも行えるようになり、外出中でも日報の作成が容易になり、共有やコメントも楽に行う事が出来るようになったため、結果、ペーパレス化の達成と、大きな稼働の削減に繋がりました。

作業期間:二週間程度

 

経理処理の転記作業のペーパレス化

経理処理のフローを確認したところ、独自の経理処理システムからPDFで情報を吐き出し、それをプリントアウトし、目視確認をしながらエクセルに情報の転記を行っている作業フローとなっていました。この場合、吐き出す形式がPDFでなく、CSVまたはエクセルであればプリントアウト、及び転記の作業を無くす事ができると思い、経理システムの仕様の調査を行いました。

結果、エクセルでエクスポート可能な事実がわかり、簡単なVBAマクロを作成する事で転記の作業を完全に自動化する事ができました。本作業については、業務フローは条件分岐等が無く一本道でしたので、VBAマクロの実装工数もあまりかからず、比較的容易にペーパレス化、及び自動化を達成する事ができました。

作業期間:一ヶ月程度

 

注文書、及び発注書のペーパレス化

注文書、及び発注書は経理システムと連携したシステムから生成しており、顧客が原本が必要との事のため、プリントアウトし郵送を行っているようでした。この部分に関しては、顧客の環境に依存しているので、今回はペーパレス化は難しいという判断になりましたが、MF会計などのクラウドベースの会計システムや、クラウドサイン等の契約手続きの手間を省き、ペーパレス化を進めるための仕組みに関してご説明を差し上げました。

 

まとめ

DX推進支援の中でも、そもそも情報がデジタル化されていないため、全く手がつけられないというお悩みをお持ちの企業は非常に多いのが現状です。その原因は大抵はアナログな紙ベースの働き方を採用している事で、現状の業務フローを把握し、業務フローの改善によっては、ペーパレス化対応をできる業務は数多くあります。

ペーパレス対応が加速していくと、自然と情報がデジタル化されていき、DXの基盤が出来上がっていきます。また、ペーパレス化は経費削減、及び稼働工数削減にも大きく貢献するため、紙ベースの仕事を少しでも改善出来ないか、普段から向き合って行くことが大切です。

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