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一週間以上かかっていた手作業をRPAで大幅に短縮

あらすじ

  • 会社名:O社
  • 売り上げ:年間70憶程度
  • 社員数:100名程度
  • 業界:携帯ショップ運営
  • プロジェクト:RPA導入による業務改善
  • 稼働削減工数:一週間の作業 → 一分
  • 稼働工数:延べ三か月

O社では、経理業務、営業報告、集計業務が属人化しており、業務の繁忙期等に非常に時間を取られてしまい困っていた。また、これらの作業は全てマニュアルでの入力作業なため、ヒューマンエラーによる入力ミスが多発し、そちらも大きな課題となっていた。

O社のこれらの課題を、現状把握から、独自RPAロボの実装、実稼働まで、延べ三か月で対応し、今まで一人の社員が一週間かけて行っていた業務が、RPAロボにより一分で完了し、ヒューマンエラーも無くなるという大きな業務改善に繋がった。

現状把握のためのヒアリング

まずはじめに、課題となっている業務の現状の把握を行った。エンドユーザーあての振込作業が、月1,500件程度発生。すべての振込作業を一件一件手作業で振込作業を行っており、作業中は他業務もできない状況になっていた。O社からは、該当作業である振込作業の自動化をオーダーいただいた。

RPA自動化の設計とKPIの設定

一番の課題となったのは、現状の振込プロセスであった。一件一件手作業で振込作業を行う際にハードウェアトークンを利用した認証があったことと、エンドユーザーからの申請と、社内で保持している口座情報のマッチングを目視にて行っていた。そこで、プロセスの変更を依頼した。
具体的には、振込作業は一括振込の代行業者を利用し、マッチングはエクセルVBAで行うこととした。

RPAロボの実装

ロボの実装はプロセスを見直したことにより、非常に簡素なものとなった。申請情報をWeb上からダウンロードし、VBAが組み込まれたエクセルに必要情報を転記しVBAを実行するのみである。VBA自体も情報のマッチングや必要情報の書き出しなど一般的な動作を組み込んだ。

 

RPAロボの導入とKPIの測定

 ロボの担当する分野を最小限に絞ったことにより、動作の安定性も高くデータ加工はVBAを用いることで確実なものとなったこれにより、これまで2週間かかっていた作業が1日で完了した。また、入力作業などの人間の操作は数分になり、人間はチェック作業に専念することにより、作業の精度も向上した

 

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