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DX支援実績:デジタル化(ICT化)によるコミュニケーション

DX支援実績:デジタル化(ICT化)によるコミュニケーション

本記事では、弊社が過去に某不動産会社様に実施させて頂いたDX支援、特にデジタル化の導入支援実績に関してご説明をさせて頂きます。

 

デジタル化(ICT化)プロジェクト概要

D社は、DXという言葉に興味をお持ちで、RPAを使用した業務改善等のバズワードにも非常に強い興味を示されており、自社でDXを推進し情報をデジタル化し、RPAを使用した業務改善に取り組んで行きたいとお考えでした。但し、ヒアリングを進めるとD社の悩みは拠点間で発生するコミュニケーションによるロスや、スケジュールの共有方法がデジタル化されていない等、バックオフィスの業務を自動化するよりも、コミュニケーションの方法がアナログなためおこっているように感じました。

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  • 会社名:D社
  • 売り上げ:年間30憶程度
  • 社員数:300名程度
  • 業界:不動産業界
  • プロジェクト:DX推進(デジタル化)
  • 稼働工数:延べ三か月程度

 

現状把握のためのヒアリング

最初のステップとして、課題となっている業務の現状把握のためのヒアリングを実施しました。本案件では課題の現状把握を効率的に実施させて頂くために、弊社側でヒアリングシートの作成を行い、ヒアリングの内容を精査させて頂きました。ヒアリングシートに含まれる項目内容は以下のようなものがあります。

  • 課題の概要:粒度が荒くてもいいので現在の業務で課題となっている事項について記入頂く
  • 稼働時間:1日2時間等、上記の課題に費やしている時間が明確な場合は記述頂く
  • 期待する解決案:紙での台帳記入をシステムで置き換えたい、等要望がある場合記入頂く
  • 担当者情報:担当者の方の部署の情報や、役職等、一般的な情報を記入頂く

まずは対象部署の方々に幅広く上記のヒアリングシートを記入して頂きます。こちらの記入を進めて頂く事で、本来は想定していないような項目でボトルネックが見つかっったり、ある課題に対してどの程度の方が悩まれているのかを把握させて頂いたり、課題を洗い出し、その内容についての整理を効率的に行うことができます。

現状把握のヒアリングを実施し、見えてきたのは、拠点間の会議を長距離を移動して行っているために、多くの交通費と時間を費やしてしまっているという現状と、スケジュール管理を各自の手帳で手書きで行っているため、認識違い等があり、上手く機能していないという点がボトルネックになっているようでした。まさにICTツールの欠如により問題が起こっている事が明らかになりました。

作業期間:一ヶ月程度

 

ICTツールの導入

前段のヒアリングで明らかになったのは、拠点間のコミュニケーションのロスと、スケジュール共有が上手くいっていないという事なので、まさにICTツールを導入する事で解決可能な内容に思えました。これらの基礎的な問題を解決する際に、弊社で提案させて頂く内容は、なるべくお金をかけずに、無駄なくソリューションを提供できるように心がけております。今回もそのアプローチを採用しました。

コミュニケーションツールの導入

D社は、複数の拠点間でやり取りを行う事が多く、各部署毎に少なくとも、週に一度必ず本社に集まって社内会議を行っていました。この事により多くの移動時間と経費がかかっており、会議の時間も毎回1〜2時間程度であるため、非常に非効率的に感じました。そこでビデオ会議ツールの導入を提案しましたが、1会議辺り10人程度の参加者が見込まれるため、参加者が多くてもビデオと通話の品質が安定しているZoomの導入を提案しました。

勿論、先方は今までビデオ会議自体経験が無く、それに合わせて機材を購入しなければならないのでは、等色々懸念されていたため、一番最初に行ったのは先方へのZoomのハンズオン講習です。講習といってもそこまでたいそれた内容では無く、社内会議開催のタイミングに合わせて、Zoomの説明をさせて頂きました。具体的には、実際に参加者の方全員のPCにZoomをインストール頂き、Zoomの使用方法を体感頂きました。

これにより、試験的に社内会議を何度かZoomで行った後、通話品質等にご納得頂き、リモートであっても会議の質を損なわない事を体感して頂いたため、無事に社内ミーティングはZoomに置き換えられ、今まで費やした多くの移動時間と、経費の節約に繋がりました。

作業期間:一ヶ月程度

 

Googleカレンダでのスケジュール共有

次にスケジュール共有におけるボトルネックの問題について取り組みました。冒頭でお伝えした通り、スケジュール管理に関しては、各自の手帳で手書きでスケジュールを管理していたため、個人及びチーム間の共有が全く無いため、スケジュールの齟齬が起こりやすいという問題がありました。

この場合、グループウエア等を導入しスケジュール共有を達成する事が理想的なのですが、それはコスト的にも少し敷居が上がってしまうことと、なるべく手間をかけずに楽な方法でスケジュール共有を達成したかったため、より簡易な方法を検討し、Googleカレンダーによるスケジュール共有を提案しました。

マスターのGoogleカレンダーを作成する部分のみご支援させて頂き、後は各自のアドレスに招待状を送付させて頂くことで使用可能になり、直感的でわかりやすいためすぐに慣れて頂く事ができました。また、普段スマートフォンをメインで使用されている方が多いため、スマートフォン上でもスケジュールが簡単に確認できるGoogleカレンダーは先方にとっては非常に便利なツールでした。

作業期間:二週間程度

 

まとめ

DXというとAIのように敷居の高いテクノロジーのような印象を受ける方が多いと思いますが、特に最初のステップのデジタル化の段階においては、導入障壁はそこまで高く無いというのが実際のところです。ICTツールなどは日々より使いやすくなるように機能がブラッシュアップされていますし、導入すると実際に短時間で大きな効果が得られます。デジタル化を阻害してしまう一番の要因は、慣れた手法を使い続けたいというマインドセットかと思います。

経路依存症という言葉がございますが、慣れは恐ろしいもので、人間慣れてしまうと例えそれが効率が悪いことであっても何も考えず続けてしまうものです。それを辞め、新しい事を学んで頂くのは労力が要りますが、新しい事を学んだ対価として目に見えて仕事が楽になるなどの事があれば導入に踏み込めるものです。

デジタル化のステップは経費や稼働工数削減の恩恵だけではなく、テレワークのための基盤も整うので、パンデミックの配下のような危機的状況でも非常に助けになります。DXの後続のステップもデジタル化が前提事項であるため、まずは日常業務のコミュニケーションで無駄が無いか見直すところから着手されると良いです。

23 Comments

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